POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN ESCUELA DE PRIVACIDAD S.A.S.
CAPÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
1. Objetivo de la Política
La Política de Tratamiento de Información Personal tiene como propósito brindar los parámetros, reglas y condiciones para el tratamiento de la información personal que realiza ESCUELA DE PRIVACIDAD S.A.S en adelante, LA ESCUELA.
2. Alcance de la Política
La Política de Tratamiento de Información Personal establece el manejo, disposiciones generales y especificación de los datos personales que LA ESCUELA recolecta en el marco de sus actividades ordinarias, así mismo, establece los derechos que tienen los titulares de la información, y los mecanismos que se han dispuesto para hacer efectivo el ejercicio del derecho al habeas data.
3. Titulares a quienes va dirigida la Política
La Política de Tratamiento de Información Personal se encuentra dirigida a los empleados, clientes, contratistas, proveedores, y en general cualquier titular de información que, con ocasión a nuestras actividades, necesitemos de su información personal para mantener las relaciones vigentes.
4. Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales
La presente Política de Tratamiento de Información da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, decretos reglamentarios y regulación generada por la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. Identificación del Responsable de la Información
Para efectos de identificar a ESCUELA DE PRIVACIDAD S.A.S como Responsable de la información, se relacionan los datos de contacto:
- Razón Social y NIT: ESCUELA DE PRIVACIDAD S.A.S. NIT: 900.994.943-1
- Dirección y Domicilio: Cra 7B Bis Núm. 126-36 Oficina Principal, Bogotá
- Correo electrónico: contacto@escueladeprivacidad.com
- Teléfono: (1) 4898687 Bogotá
CAPÍTULO SEGUNDO
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
6. Tipos de Datos Personales en Posesión
LA ESCUELA recolecta datos personales de carácter público y semiprivado, como pueden ser:
- Datos generales de identificación.
- Datos específicos de identificación.
- Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial.
- Datos financieros y crediticios.
- Datos de contenido socioeconómico.
- Datos relacionados con el nivel educativo y/o historial académico de la persona.
- Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS, IPS, ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc.
- Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las personas.
- Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.
7. Tratamiento al que se someten los datos personales en posesión de LA ESCUELA
7.1. Recolección
El tratamiento de la información personal que realiza LA ESCUELA se obtiene a través de diferentes actividades relacionadas con su actividad comercial y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al titular.
Los instrumentos que utiliza LA ESCUELA para la recolección de la información cuentan con todos los requisitos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que en cada uno de ellos se encuentra incorporada la autorización del consentimiento para el tratamiento de los datos personales.
7.2. Almacenamiento
En algunas ocasiones, la información personal se almacena directamente en los equipos de los responsables de los procesos de LA ESCUELA, o en archivos físicos. Para estos casos, se encuentran establecidos controles de acceso a la información con las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, garantizando el principio de acceso y circulación restringida. Así como en servidores externos a cargo de terceros, que pueden estar dentro o fuera del país.
7.3. Uso
El uso de la información almacenada en nuestra base de datos tiene diferentes objetivos, entre ellos:
- Llevar registro y control de la nómina de LA ESCUELA y colaboradores externos.
- Llevar el registro y control de los clientes y proveedores para los respectivos pagos.
- Controles en la contratación de personal.
- Realización de informes de diferentes áreas de LA ESCUELA en aspectos contables, inventarios, nómina, ventas, financiero y similares.
- Llevar registro y control de la información, orientada a la administración de LA ESCUELA y todos los procedimientos administrativos relativos al manejo diario y propios al core de la organización.
- Llevar el registro de las personas que se registran en los cursos virtuales y presenciales.
- Enviar información a nuestros suscriptores sobre los servicios y contenidos que ofrece LA ESCUELA.
- Enviar información relativa al evento al cual se inscribió.
- Enviar información sobre eventos futuros que llegue a organizar Escuela de Privacidad.
- Enviar información sobre nuestros servicios, ser grabado en nuestras transmisiones que realizemos en vivo, y a través de otras plataformas de streaming.
- Incluirlo en nuestro boletín de noticias.
- Procedimientos administrativos.
- Remisión de información a los titulares, relacionada con el objeto social de la organización.
- Relaciones laborales y condiciones de trabajo.
- Gestión contable, fiscal y administrativa, gestión de proveedores y contratistas.
- Asesoría en el servicio que mostró interés.
7.4. Circulación
LA ESCUELA no comparte los datos que recolecta con terceros, y circulan internamente de manera restringida, de acuerdo con los usos y finalidades para las cuales se requieran. No obstante, puede incluir su información en las plataformas que utiliza para la prestación de servicios, como pueden ser: plataformas de streaming, listado de correos electrónicos y boletines, envío de información al celular. Dicha información se comunica en virtud de una transmisión de datos personales; es decir, dichas plataformas tendrán la calidad de Encargado del tratamiento, mas no de Responsables.
7.5. Supresión
La supresión de la información personal se realiza una vez ha cumplido el ciclo para la cual se solicitaron los datos, o en los casos en los cuales el titular de la información solicite la eliminación de la información, siempre y cuando la ley lo autorice. En el marco del manual interno de procedimientos de LA ESCUELA se establecen los criterios en que se procede a dicha eliminación.
7.6. Autorización para el tratamiento de datos personales
LA ESCUELA solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando en cada caso la verificación del otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta, a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.
7.7. Medidas de Protección
LA ESCUELA tiene adoptadas las medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente LA ESCUELA ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son las siguientes:
- Políticas de Tratamiento de la Información Personal.
- Manuales internos de procedimiento para el tratamiento de información personal.
- Cláusulas de confidencialidad en los contratos de trabajo.
- Autorizaciones para el tratamiento de datos en los formatos y espacios donde se capture información personal.
CAPÍTULO TERCERO
DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
8. Derechos que le asisten como titular del dato
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en el régimen de protección de datos personales.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
El titular tiene las siguientes facultades:
- Actualización: Puede solicitar la actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.
- Rectificación y/o corrección: Puede solicitar la rectificación de sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o si inducen a error.
- Supresión: Puede solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos que tengan fines publicitarios. Se seguirá conservando la información para los fines determinados por la ley.
- Revocación: Puede solicitar la revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales de nuestras bases de datos que tengan fines publicitarios.
9. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos
9.1. Consulta
A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato podrá solicitar a LA ESCUELA acceso a su información personal que reposa en nuestras bases de datos.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informarán los motivos de la demora y se le dará respuesta máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.2. Reclamo
A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato podrá reclamar a LA ESCUELA alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.
El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y se le dará respuesta máximo ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que LA ESCUELA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.
10. Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo
Las personas facultadas para solicitar una consulta a LA ESCUELA son las siguientes:
- Los empleados, contratistas, proveedores y colaboradores que han tenido alguna relación con LA ESCUELA.
- Los clientes y proveedores que han tenido o tuvieron alguna relación comercial con LA ESCUELA.
- Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
- Los terceros autorizados por el titular o por la ley.
- En general, cualquier titular de la información personal que repose en nuestras bases de datos.
Estos casos son meramente ejemplificativos y no son exclusivos ni excluyentes.
11. Información que debe acreditar el titular del dato
Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación:
- Nombres completos y apellidos.
- Tipo y número de identificación.
- Dirección de domicilio.
- Teléfono de contacto.
- Correo electrónico.
- Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud.
En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud. En caso de que sea un menor, deberá realizarlo con el adulto responsable, sin que en ningún momento LA ESCUELA niegue el ejercicio de sus derechos.
12. Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data
LA ESCUELA ha habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho de Hábeas Data:
- Correo electrónico: contacto@escueladeprivacidad.com
- Formulario web: disponible en www.escueladeprivacidad.com en la sección «Protección de Datos»
- Dirección física: Cra 7B Bis Núm. 126-36 Oficina Principal, Bogotá, en horario de atención al público de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
13. Responsable del cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales
La Dirección General de LA ESCUELA es el área responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares.
En caso de cualquier duda respecto a esta política, puede escribir a contacto@escueladeprivacidad.com.
CAPÍTULO CUARTO
DISPOSICIONES FINALES
14. Medidas permanentes
En el tratamiento de datos personales, LA ESCUELA, de manera permanente verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas que se garantice el derecho al habeas data de los titulares.
15. Vinculatoriedad de la Política
Los empleados, los clientes, proveedores, contratistas y cualquier titular que tenga alguna relación comercial con LA ESCUELA deberán acatar la presente política y los manuales internos para su efectivo cumplimiento.
16. Cumplimiento de los principios para el Tratamiento de Datos Personales
LA ESCUELA garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos que se encuentran en nuestra posesión.
17. Comunicación de Cambios Sustanciales
Cuando LA ESCUELA realice cambios sustanciales a la presente Política de Tratamiento de Información Personal, informará a los titulares de los datos a través de los siguientes mecanismos, con una antelación mínima de diez (10) días hábiles antes de la entrada en vigencia de las modificaciones:
- Correo electrónico, dirigido a los titulares registrados en nuestras bases de datos.
- Publicación destacada en el sitio web www.escueladeprivacidad.com.
Se entiende por cambio sustancial toda modificación que afecte: (i) la finalidad del tratamiento; (ii) los tipos de datos recolectados; (iii) los derechos de los titulares; (iv) la identificación del Responsable; (v) las condiciones de circulación de los datos; o (vi) los mecanismos de atención de solicitudes.
En los casos en que el cambio sustancial implique la necesidad de obtener una nueva autorización del titular, LA ESCUELA adelantará el procedimiento correspondiente antes de dar inicio al nuevo tratamiento.
18. Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigencia
Esta política entró en vigencia el día primero (01) del mes de octubre del año dos mil dieciséis (2016).
Fecha de Actualización: Catorce (14) de julio de dos mil veinte (2020).
Fecha de Actualización: Veinte (20) de septiembre de dos mil veintidós (2022).
Fecha de Actualización: 02 de abril de dos mil veintiséis (2026)