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A través del concepto de la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio, con Radicado: 18- 338624, se pronuncia, sobre la siguiente consulta:
“(…) Cuál es el tiempo mínimo y máximo que un Responsable y Encargado de Tratamiento de datos deberá conservar las imágenes que fueron grabadas a través del sistema de Videovigilancia en función de la prestación de servicio de una empresa del sector de vigilancia y seguridad privada?, por cuanto una vez revisada la normatividad nacional, no indica un término específico de conservación”
Si bien, la anterior consulta se encuentra enfocada para empresas del sector de vigilancia y seguridad privada, la Superintendencia se pronuncia de manera general, mencionando que en el tratamiento de datos datos personales se deben tener en cuenta el principio de finalidad y el de necesidad, recordando que este último principio implica un ámbito temporal «es decir, que el periodo de conservación de los datos personales no exceda del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado» y un ámbito material, «que exige que los datos recaudados sean los estrictamente necesarios para las finalidades perseguidas».
La SIC, en dicho concepto no establece tiempo de conservación, y se remite al artículado del Decreto Reglamentario de la Ley 1581 de 2012, que al respecto establece: “Los Responsables y Encargados del Tratamiento solo
podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información»
En conclusión, es el Responsable y Encargado a quien le corresponde definir dicho tiempo de conservación, y esto es apenas lógico, debido a que cada Responsable y Encargado pueden tener fines diferentes de recolección de las imágenes. Lo importante en estos casos es que la Organización pueda definir los tiempos de conservación de las imágenes, pero también establecer el procedimiento de acceso, uso, consultas, conservación de las mismas, así como las medidas de seguridad. Todo lo anterior, basado en las finalidades que el titular del dato aceptó el tratamiento de su información personal.
SECTOR FINANCIERO, SI ESTABLECE TIEMPO DE CONSERVACIÓN.
Es importante que cada organización conozca en contexto se encuentra y a qué sector pertenece, toda vez que, algunos sectores se encuentran regulados. Así las cosas, encontramos en el Sector Financiero, la Circular 52 de 2007, establece en el punto 4.1.3 “Contar con cámaras de video, las cuales deben cubrir al menos el acceso principal y las áreas de atención al público. Las imágenes deberán ser conservadas por lo menos un (1) año o en el caso en que la imagen respectiva sea objeto de soporte o de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto”
ALGUNAS LUCES…
La Agencia Española de Protección de Datos Personales, tiene una guía, denominada «Guía sobre el uso de videocámaras para seguridad y otras finalidades» la cual, se encuentra actualizada conforme al Reglamento Europeo de Protección de Datos Personales. En el punto 2.3.9 Conservación de imágenes, establece: «Sin embargo, una interpretación acorde con el RGPD, ya que este no contempla la cancelación sino la supresión, supone que ese plazo de conservación de máximo de un mes no será de cancelación sino de supresión, salvo en aquellos supuestos en que se deban conservar para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones»
Es importante revisar cada caso en concreto, pues las Organizaciones si bien tienen cámaras de seguridad, deberán evaluar la necesidad de instalación de las mismas en las zonas que hagan parte de la organización, porque por supuesto, no solo no se pueden instalar en zonas donde haya expectativa de intimidad, como son: vestieres, baños, sino que su conservación no podrá exceder la finalidad para la cual se dio la autorización. En este aspecto, debemos recordar la Sentencia T-402 de 2012, donde la Corte Constitucional, se pronunció sobre la ilegalidad de instalar cámaras de seguridad en las aulas de clases.
Finalmente, se debe tener en cuenta, que la captura de la imagen, además de legitimarse con la autorización, se hace necesario instalar avisos de privacidad y de vigilancia, claros, visibles que informen las finalidades de registro de la imagen, entre otros requisitos establecidos en la Ley, al respecto la Superintendencia publicó hace unos años atras, la Guia: Protección de Datos Personales en los Sistemas de Videovigilancia.
