Acceso al correo electrónico corporativo del Empleado por parte del Empleador.

FUNDAMENTO LEGAL

Código Sustantivo del Trabajo.

“Artículo 60. Prohibiciones de los Trabajadores. Se prohíbe a los trabajadores:

8. Usar los útiles o herramientas suministradas por el empleador en objetos distintos del trabajo contratado”

Concepto 744953, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

“Entendiendo que los computadores de la empresa son para desarrollar laborales de la misma, es apenas obvio que el empleador vigile y revise los contenidos que son accedidos por sus empleados en consideración a los motivos expuestos en el párrafo primero y por lo mismo el empleador puede acceder a los historiales de navegación, mas no al historial de cada una de las redes sociales y correos electrónicos privados de cada empleado”.

Sentencias Corte Constitucional

Sentencia C-881 de 2014

“Existen también espacios semi-privados o semi-públicos[55]. En un extremo se encuentra la calle como espacio público por excelencia y, de otro lado, el domicilio privado como espacio privado por definición. Espacios “intermedios” que tienen características tanto privadas como públicas, son los lugares de trabajo como las oficinas, los centros educativos como los colegios y las universidades, los restaurantes, los bancos y entidades privadas o estatales con acceso al público, los almacenes y centros comerciales, los cines y teatros, los estadios, los juzgados y tribunales, entre otros[56]”

Sentencia 574 de 2017

“La expectativa de privacidad es, entre otros, un criterio relevante para establecer si determinadas expresiones o manifestaciones de la vida de las personas se encuentran comprendidas por el ámbito de protección del derecho a la intimidad o si, por el contrario, pueden ser conocidas o interferidas por otros. Tal categoría impone definir, atendiendo diferentes factores contextuales, si quien alega la violación puede considerar válidamente que su actividad se encuentra resguardada de la interferencia de otros, por un lado, y si es o no posible concluir que dicha valoración es oponible a los terceros que pretenden acceder a la información o divulgarla, por otro. Este doble análisis exige considerar criterios subjetivos y objetivos a efectos de valorar, en cada caso, si quien solicita la protección en realidad podía suponer o confiar que las informaciones o contenidos no podrían circular[61]”

Sentencia 574 de 2017. La Corte trae a colación una sentencia española.

“En la Sentencia 170/2013 del 7 de octubre, el Tribunal Constitucional de España resolvió el recurso de amparo por un empleado que fue despedido por haber proporcionado información confidencial a otra compañía, de lo cual tuvo conocimiento el empleador porque accedió al contenido de las comunicaciones efectuadas por el empleado a través del correo electrónico empresarial. Por dicha intromisión, el empleado solicitó la declaración de improcedencia del despido. El Tribunal Constitucional consideró que para verificar si hay una manifestación de la vida privada protegible frente a las intromisiones ilegítimas, debe tenerse en cuenta las expectativas razonables que la persona tenga de no estar expuesta a la observación o escrutinio ajeno. En ese caso, no se puede sostener que existía tal expectativa razonable de privacidad, ya que, como lo expresó el Tribunal, “la habilitación por la empresa de esta herramienta informática como medio para llevar a cabo el adecuado cumplimiento de la prestación de trabajo y el hecho de que su uso para fines distintos de los relacionados con el contenido de la prestación laboral estuviera tipificado en el Convenio colectivo aplicable como infracción sancionable impiden considerar que su utilización quedara al margen del control empresarial”.

(Corte Suprema de Justicia, Radicado 05001- 22-03-000-2007-00230-01 de 2007

“(…) De tenerse que efectuar la revisión de contenidos de los mensajes grabados en los discos compactos, el Tribunal de Arbitramento deberá respetar el derecho a la intimidad de los trabajadores de Química Amtex S.A. en relación con los mensajes de datos que, luego de la verificación que el Tribunal realice, ostente carácter privado o personal de los funcionarios, y que, por encontrarse en las direcciones de correo electrónico de la sociedad, hubieren sido grabados en los discos compactos en que se recogió la información. De igual modo, el Tribunal velará porque la privacidad de los trabajadores se respete cabalmente por las partes del mencionado conflicto arbitral, por los apoderados judiciales de éstas, por el auxiliar de la justicia y los técnicos en sistemas que intervinieron en la inspección judicial con exhibición de documentos allí surtida” 

RECOMENDACIONES

1. Generar una política de uso de correo electrónico corporativo, en la cual incluya un protocolo para el monitoreo, revisión y acceso a los correos electrónicos corporativos. Esta política, debe estar socializada, y aceptada por el empleado, a través de cláusulas a través de contrato de trabajo, en el reglamento interno de trabajo, o algún instrumento interno vinculante para el empleado.
2. En todo caso, la política debe justificar la necesidad de la Organización en calidad de Empleador, acceder a los correos electrónicos corporativos, por ejemplo: justificando medidas de prevención y detección de fraude, fines de auditoría, en la facultad de supervisión que tiene como empleador.
3. En dicha política debe quedar claro que se debe usar el correo electrónico corporativo exclusivamente para fines laborales, sino queda claro, se crea la expectativa de intimidad. También, debe quedar claro en el protocolo de dicha política, los posibles escenarios en caso de que se llegue a encontrar información personal del empleado.
4. Esta política debe ser socializada, divulgada, comunicada al empleado. Puede incluirse en el marco de sensibilización en seguridad de la información, protección de datos personales, código de ética, entre otros.
5. Si el Empleado no ha aceptado las anteriores condiciones, tiene una expectativa de intimidad, es decir, puede llegar a usar el correo para un fin personal, por lo que el Empleador deberá tomar medidas para evitar una violación a este derecho fundamental.